Automatyzuj e-commerce z głową

Wdrożenie procesów automatyzacji między platformą sprzedażową, a systemem księgowo-magazynowym pozwala zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na rozwój biznesu. W rozwoju swojego e-commerce trzeba jednak uważać żeby... nie przesadzić i nie stworzyć czegoś nadmiarowego. Jak podejść do tego profesjonalnie - radzi Artur Halik, Head of Shoper Premium.

Platformy e-commerce pozwalają automatyzować procesy biznesowe w zakresie handlu i marketingu m.in. ustawić ścieżkę zakupową klienta, stworzyć katalog produktów i zaprojektować komunikację z klientem. Rozwój rynku internetowego i ewolucja potrzeb klientów spowodowały stworzenie dodatkowych systemów do automatycznego wystawienia faktury i przesłania go do klienta, synchronizacji stanu towaru z magazynem na podstawie zamówień z e-sklepu, czy CRM-u, który umożliwia precyzyjne segmentowanie klientów.

Bez dedykowanej integracji konieczne jest “ręczne” przepisywanie danych z jednego miejsca do drugiego: liczby zamówień, wystawiania do nich faktur, zmiany stanów magazynowych. Jeżeli sklep jest mały, a miesięczna liczba zamówień nie przekracza kilkunastu to takie rozwiązanie ma jeszcze sens. Natomiast, gdy jest ich kilkadziesiąt lub kilkaset, warto sprawdzić jak działają integracje, które pomogą te procesy zautomatyzować. Pozwoli to skupić się na rozwoju biznesu, a nie jedynie na utrzymywaniu ciągłości jego działania.

Od czego zacząć?

Wprowadzenie integracji powinno mieć konkretny cel. Często najważniejszym w e-commerce jest automatyczna synchronizacja stanów magazynowych. Przydaje się zwłaszcza w firmach, które dystrybuują towar online i offline, a obydwa punkty używają do pracy innych programów. Przykładem jest popularne połączenie platformy Shoper dla sklepu online oraz systemu magazynowo-księgowego Subiekt GT w sklepie stacjonarnym. Zastosowanie integracji pomiędzy nimi koryguje w czasie rzeczywistym zapas towaru w magazynie na podstawie liczby zamówień. Po realizacji zamówienia w sklepie można także automatycznie wystawiać dokumenty księgowe.

Ile biznesów - tyle potrzeb

Case study - integracja w małym sklepie - ga-gatki.pl

W małych sklepach ważne jest dobranie rozwiązania, które będzie dla sklepu optymalne i technologicznie, i kosztowo. Dla ga-gatki.pl, obecnego na platformie Shoper, szukaliśmy integracji, która pozwoli na automatyczne wystawianie faktur po opłaceniu zamówienia. Po rozmowie i analizie potrzeb uznaliśmy, że najkorzystniejszym i spełniającym wszystkie oczekiwania firmy była aplikacja Shoper Faktury i Magazyn. Pozwala ona na automatyczne wystawienie faktury gotowej do pobrania z historii zakupowej klienta w dowolnym momencie. Dane są przekazywane przez API i nie trzeba przepisywać ich z jednego systemu do drugiego. Rozwiązanie jest dostępne w App Store platformy Shoper (podobne jak gotowe integracje WFMag, WF Integrator, Subiekt GT, a wkrótce Subiekt Nexo Pro). Proces wdrożenia wymagał utworzenia konta w aplikacji i połączenia go ze sklepem. Prace zakończyliśmy w ciągu 1 dnia. Przy niewielkim nakładzie czasu i środków sklep ga-gatki.pl otrzymał pakiet potrzebnych funkcji - intergrację z prostym systemem magazynowo-księgowym oraz dostęp dla klienta do historii zakupowej (z fakturami do pobrania w PDF).

Jaki jest cel integracji?

Ponieważ e-biznes opiera się w dużej części na technologii, łatwo przeszacować swoje potrzeby i stworzyć zbyt rozbudowaną strukturę dla sklepu, który ma zaledwie kilka produktów i niewiele zamówień. Lub taką, którą trzeba będzie stawiać od nowa, ponieważ - mimo że same moduły są tanie to ich wdrożenia już niekoniecznie. Dobrze jest mieć gotowe pytania do potencjalnego wykonawcy, który potrafi przewidzieć, jakie problemy mogą się zdarzyć i jakie rozwiązania wybrać dla e-sklepu, magazynu, księgowości i obsługi klienta. Jednak kluczowe jest, aby nie zgubić z horyzontu celu tych integracji i nie integrować dla samego integrowania.

Jak łączyć?

W jaki sposób połączyć ze sobą platformę sklepową i system magazynowo-księgowy? Nowy sklep najlepiej włączyć na najbardziej uniwersalnym oprogramowaniu, które daje także najniższe koszty utrzymania i pozwala sprawdzić czy biznes się “dopnie”. W przypadku już działającego sklepu najprościej jest wybrać system magazynowo-księgowy, który posiada integrator z naszym sklepem.

A może ERP?

Biorąc pod uwagę liczbę możliwych połączeń i modułów, tworzonych w ramach swojego systemu zarządzania e-commerce, można mieć wątpliwość - dlaczego od razu nie zainwestować w ERP (Enterprise Resource Planning)? Te złożone ekosystemy biznesowe łączą wiele funkcji potrzebnych z perspektywy największych przedsiębiorstw. Takim rozwiązaniem jest np. SAP (Systems Applications and Products in Data Processing), który pozwala zarządzać m.in finansami, controllingiem, zasobami ludzkimi, logistyką oraz oferuje dodatkowe moduły związane ze specyfiką branży. Dla małego i średniego sklepu internetowego, gdzie większość procesów kontroluje właściciel lub wyznaczona osoba, taka liczba funkcji i ich szczegółowość nie są konieczne.

Case study - integracja w dużym sklepie - sklep.arkana.pl

Duży sklep potrzebuje przede wszystkim systemu stabilnego - niezależnie od tego czy obsługuje kilkadziesiąt, czy kilkaset zamówień dziennie. W przypadku sklep.arkana.pl poszukiwane rozwiązanie musiało dodatkowo być zintegrowane z dotychczas wykorzystywanym i utrzymywanym systemem ERP firmy Vendo. Wykorzystaliśmy istniejący integrator stworzony przez producenta oprogramowania ERP do integracji z wersją SaaS Shoper. Zachowaliśmy przy tym całe workflow zbudowane przez klienta. Wdrożenie odbyło się zgodnie z planem - po sprawdzeniu możliwości integracji i dostępnych narzędzi. Wdrożenie koordynowała jedna osoba z działu Shoper Premium, odpowiedzialna za zbadanie dotychczasowego działania sklepu i skuteczną migrację danych. Koordynator informował klienta o bieżącej realizacji prac wdrożeniowych. Efektem wdrożenia była pełna integracja systemu sklepowego Shoper z systemem Vendo, który pozwala na wymianę danych w zakresie zamówień, klientów, produktów oraz klientów B2C i B2B (i różnorodnej dla nich oferty cenowej). Klient zachował pełną automatyzację przesyłu danych, w tym księgowych w dotychczasowym systemie, ich spójność oraz dostęp do stabilnej i szybkiej platformy sklepowej Shoper.

Proste pytania i trudne odpowiedzi

Szukanie skutecznego rozwiązania dla e-commerce najlepiej jest zacząć od postawienia sobie pytań, które w tym pomogą: 1. Na których zdaniach związanych z prowadzeniem firmy chcę się skupić, a które oddelegować i dlaczego?, 2. Jakie czynności zabierają mi najwięcej czasu?, 3. Które z używanych w firmie systemów lub aplikacji się sprawdzają i dlaczego?, 4. Czy długoterminowe oszczędności wynikające z wprowadzenia integracji przewyższają koszt jej wdrożenia, co zyskam, a co stracę? Odpowiedź na tego typu pytania pozwoli zweryfikować pomysły i zaplanować konkretne działania.